会议酒店接待成本控制有招数

近年来，我国会议经济发展迅速，相关数据显示，全国每年举办的各种会议多达几千万个，会议产值近万亿元。目前，大部分的会议是在酒店中举办的，会议带来的 巨大产值对于酒店来说无疑是一块诱人的蛋糕。在原材料上涨、人力成本逐渐上升、竞争加剧的背景下，做好会议接待的成本控制，成为各大会议酒店正在研究的课 题。

会场成本控制应精细化

“会场服务”是会议接待的重点。从客户考察选择到布置使用会场，事情繁杂琐碎，若沟通不畅，一个环节出现差错往往会造成返工，重复性劳动无疑会提高时间成本和人工成本。

“客人考察会场时，应立即进行接洽和跟踪，及时发现客人的需求，提供专业、精细、高效的服务。”山东大厦会议中心经理李宏梅说，这是保证客人满意、实行 成本控制的一个关键方法。山东大厦的会议管家服务，就是由主管和领班与营销部一起为客户选择和布置会场。每个会议室的各种布置实物图以及平面图都装订成 《会议形式手册》，提供给客人，使客人对会议现场布置印象直观、明了，可避免双方信息不对称造成的重复性劳动。

短时间内满足大量的会 议代表的要求是会议接待的一个特点。客人在什么样的时间提出什么样的需求是不可预见的，若准备不充分，员工往往会在会场和后台之间不断奔波，极其耽误时 间，还会给客人留下服务不周、人手不够的坏印象。在会场配备便利箱是山东大厦摸索出来的高效办法。便利箱内可装有图钉、剪刀、鼠标、电源线等常用物品，既 能及时满足客户需求让客户满意，又减轻了员工的负担，节省了时间成本和人工成本。

同时，“对会场中的物品损耗需严格管理，诸如茶叶、 咖啡等普遍的易耗品，需制定标准量。”据李宏梅介绍，山东大厦对每个杯子中添加的茶叶量都用小勺进行计量，并采用七常管理法对会议后台进行管理，做到物品 “有名有家”，摆放有致。一条抹布、一个茶杯的更换都做到严格的控制，使降低成本从小细节着手。

“酒店还需要完善会议管理信息系统， 降低因信息不畅通而导致的成本。”中国会展经济研究会副会长、国家会议中心总经理刘海莹认为，如今会议形式在信息层面出现了较大的变化，客户的需求已经完 全突破了以会议场地服务为核心的范畴，大量信息化手段的运用，或直接或间接地要求会议酒店能够紧跟步伐，实现信息服务功能的升级换代。

宴会成本控制需标准化

宴会是会议接待的另一个重头戏，对宴会的成本控制相当重要。中国旅游饭店业协会副会长王济明表示，大型宴会的成本控制，是餐饮部门必须高度重视的一个重 要课题。饭店只有控制好了成本，才能通过大型宴会，获得比较高的利润。他的体会是，宴会成本控制，可以从菜单设计、采购、厨房和宴会厅等环节入手。

王济明表示，在菜单设计环节，一方面要讲究荤素搭配，重视对一些低价原料的菜品开发；另一方面，要根据餐具与菜品性质、用量等形成固定的搭配体系，对出 菜量进行控制，形成标准化菜单，再根据就餐人员的数量和个菜标准，计算出大型宴会中的出菜量，从而能根据出菜量确定出投料标准。山东大厦餐饮部总监王平 说，标准化菜单可以避免出菜过多造成的浪费或者是出菜过少而造成的客人不满，保证经营利益。

在采购环节，厨房下单后，酒店采购人员应严格遵循采购规格标准和数量标准，避免采购不合格或数量过多。采购需定点长期、集团化批量、并不断比价，在保证质量的前提下，按照市场最合理、最低的价格进行。采购之后需严格验货，并及时入库、定点存放、定时检查和盘存。

在厨房环节，需按照标准做好原料分档使用，做到粗料细用、细料精用、边料另用，有很多边角料是可以用在团菜和婚宴上的。同时，还可以不断改进烹饪方法， 诸如控制辅料作法，在冷菜上做文章，节约水电煤气；尽量少做油炸食品，既是健康食品又可以节省食用油。王济明表示，这一方法使上海国际会议中心有限公司 “2009年一年节约1000公斤的食用油，两年以后节约了3吨油。”

在宴会厅环节，每次接待前后都要对餐具进行统计和盘点，查找出现损耗的 原因并及时弥补不足；为了减少由于客人的过失造成的损耗，还要在会议接待前与客户进行沟通并签订相关合同进行约束，预先控制成本。针对会议主题而进行的宴 会主题设计，也要做到一次性投资，长期使用，所有材料应有专人负责回收、保管和维护。

能源成本控制靠技术化

会议厅照明系统、通风系统、空调系统的能源消耗，是会议接待成本控制必须考虑的因素。控制其成本，一方面要对会议厅进行节能技术改造，另一方面需采用智能化手段。

山东大厦设备工程部经理王琳介绍，山东大厦会议室的通风系统中做了隔层，减少了室外与室内的温差，降低了能源消耗。会议厅的灯全部改为LED后，用电量 从90多千瓦，降到49千瓦。山东大厦还聘请软件公司开发出了一套空调运行策略软件，实现了会议厅空调运行的智能化管理，仅去年一年就节省了40多万度 电。

此外，“会议接待成本控制一定要有制度化的管理做保障。”王济明认为，酒店会议厅、宴会厅都应制定考核指标，建立完善的责任制和奖惩机制，提高员工的节约意识，使员工在日常工作时都能自觉地控制成本，譬如在会议接待时，开营业用灯，没有会议接待时，开工作用灯。

此外，国内酒店面临着用工成本、能源费、食品等多种成本上涨的严峻挑战，会议酒店的成本控制，可持续发展，将更多地取决于员工。业内人士指出，善待员 工，减少员工流失率，也是控制成本不能忽略的一项工作。据李宏梅介绍，山东大厦对会议中心积极营造大雁文化，以大雁“喜好群居”以及“不让任何一个掉队” 的精神对员工进行勉励，有效地减少了员工的流失率，是对人工成本的节约。

会议酒店接待成本控制有招数